Können wir die Temperaturüberwachung von Medikamenten in Gesundheitseinrichtungen effizienter gestalten?

In Gesundheitseinrichtungen wird die Temperatur von Medikamenten in Kühlschränken oft manuell aufgezeichnet. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Mitarbeiter der Einrichtung jeden Tag alle Kühlschränke durchgeht, um die Temperatur der Medikamente zu überprüfen und aufzuzeichnen. Diese Daten werden dann manuell in das System eingegeben. Für Gesundheitseinrichtungen mit mehreren Standorten ist dies ein mühsames, zeitaufwändiges und daher teures Verfahren. Praxas ist der Meinung, dass dieses Verfahren effizienter gestaltet werden kann. In dieser Praxisstudie zeigen wir, wie Gesundheitseinrichtungen ihre Effizienz durch die digitale Zentralisierung von Daten erheblich steigern können.

Hintergrund der Fallstudie

Wie viele andere Einrichtungen ist auch das Pflegeheim, das dieser Fallstudie zugrunde liegt, nicht nur für die tägliche Pflege seiner Bewohner zuständig, sondern auch für die Verabreichung von Medikamenten. Die Organisation ist zentral im Land angesiedelt und es gibt 11 Standorte. Jedem Standort ist ein behandelnder Arzt zugeordnet und die Lagerung der Medikamente erfolgt pro Standort. Manchmal werden die Medikamente von einem der Standorte zu einem anderen transportiert. Es wird viel Wert auf die Überwachung und Aufzeichnung der Temperatur der Medikamente gelegt, um die strengen internen und externen Qualitätsanforderungen zu erfüllen.

Aktuelle Praxis nach Standort

Es gibt vier Kühlschränke pro Standort. Alle Kühlschränke sind mit einem Temperaturlogger im Inneren ausgestattet. Die Temperatur im Kühlschrank muss immer zwischen 2 und 8 Grad Celsius liegen. Ein Mitarbeiter kontrolliert täglich die Temperatur in allen Kühlschränken.

Prüfen und Aufzeichnen der Temperatur in den Kühlschränken

Der Mitarbeiter vergleicht die eingestellte Temperatur des Kühlschranks mit den Daten auf dem Display des Temperaturloggers. Wenn diese Werte nicht übereinstimmen, werden sofort Maßnahmen ergriffen. Einmal im Monat wird der Temperaturlogger über USB an einen PC angeschlossen und die Daten werden in Excel exportiert. Der Mitarbeiter hält alle Temperaturüberschreitungen fest und beschreibt die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um die Qualität der Medikamente zu gewährleisten.

Die Aufzeichnung und Aufbewahrung der Temperaturdaten ist obligatorisch. Bei einem Audit muss der Mitarbeiter anwesend sein, um das Protokoll auszuhändigen und auf Wunsch Erklärungen abzugeben.

Überwachung während des Transports von Medikamenten

Neben der Kontrolle und Aufzeichnung der Temperatur in den Kühlschränken vor Ort ist der Mitarbeiter auch für die Aufzeichnung der Temperaturen während des Transports verantwortlich. Die für den Transport verwendete Thermobox enthält auch einen Temperaturlogger. Die Daten des Loggers werden nach dem Transport in Excel exportiert. Diese Daten müssen auch bei einem Audit vorgelegt werden.

Nachteile des derzeitigen Ansatzes

Das tägliche Aufzeichnen der Temperaturdaten aller Kühlschränke an allen Standorten und das regelmäßige Exportieren dieser Daten sind zeitaufwändig. Außerdem ist die manuelle Arbeit sehr fehleranfällig.

Die Hardware mit eingebautem Temperatursensor ist sehr empfindlich gegenüber der Umgebungstemperatur. Dies führt zu Fehlermeldungen, die für die Qualität der Aktien irrelevant sind. Zum Beispiel kann ein Sensor auf einen Wärmefluss reagieren, wenn die Kühlschranktür kurz geöffnet wird. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Temperatur des Medikaments in gleichem Maße gestiegen ist.

Im Pflegesektor herrscht ein enormer Personalmangel, so dass jede Minute, die nicht mit einem Kunden verbracht werden kann, eine Minute zu viel ist. Die Pandemie hat das Gesundheitspersonal seit März 2020 zusätzlich unter Druck gesetzt. Maßnahmen wie die Aufzeichnung von Temperaturdaten wurden in der Hektik der Tage übersehen.

Wenn die Temperatur nicht angemessen überwacht wird, kann die Wirksamkeit des Medikaments während der Behandlung nachlassen. Außerdem besteht ein erhöhtes Risiko für medizinische Komplikationen, wenn das Medikament lange Zeit in einer Umgebung gelagert wurde, die nicht den Temperaturanforderungen entspricht.

Die Bitte um Hilfe durch die Pflegeeinrichtung

Das Pflegeheim bat Praxas um Beratung bei der Implementierung eines zentralen Systems, das die Temperatur an den 11 Standorten automatisch überwacht und Maßnahmen ergreift, wenn Werte außerhalb der festgelegten Temperaturgrenzen festgestellt werden.

Dieses System muss eine Reihe von Voraussetzungen erfüllen. Es muss einfach zu installieren, benutzerfreundlich und für mehrere Mitarbeiter zugänglich sein. Die Daten sollten in einer übersichtlichen Datenbank gespeichert werden und manuelle Eingriffe sollten auf ein Minimum reduziert werden. Das System sollte sowohl an festen als auch an mobilen Standorten eingesetzt werden können und die vorhandene Infrastruktur nutzen. Teure und zeitraubende Änderungen am Netzwerk kommen nicht in Frage. Bei einer Prüfung muss es möglich sein, schlüssige Aufzeichnungen vorzulegen, und die finanziellen Investitionen müssen sich in Grenzen halten.

Dies war eine sehr umfassende Reihe von logischen Voraussetzungen. Praxas bot eine Lösung, die alle diese Bedingungen erfüllte.

Zentrale Speicherung von Temperaturdaten

Ausgehend von den derzeitigen Unzulänglichkeiten, Anforderungen und Randbedingungen wurden Temperaturlogger mit einem WiFi-Modul, Sensor und Glykolpuffer vorgeschlagen. Die eingebaute Wifi-Antenne kann sehr einfach an jedes bestehende Wifi-Netzwerk angeschlossen werden. Der externe Sensor mit Glykolpuffer misst die Kerntemperatur des Medikaments und verringert so das Risiko fehlerhafter Messwerte. Für Transporte wurde eine Kombination aus einer Thermobox mit einem Temperaturlogger empfohlen.

Der Temperaturlogger kommuniziert mit einer Online-Plattform. Die Daten werden zentral in der Cloud gespeichert und eine manuelle Aufzeichnung ist nicht erforderlich. Die Temperaturen werden pro Temperaturlogger übersichtlich angezeigt. Autorisierte Personen werden bei Temperaturüberschreitungen über eine App oder per E-Mail benachrichtigt. Sie können auf der Plattform eine Notiz über die Ursache der Meldung, die zur Lösung des Problems unternommenen Schritte und den Stand der Medikation hinzufügen.

Da die Temperaturen für jeden Temperaturlogger aufgezeichnet werden, können verschiedene Standorte verglichen werden. Außerdem kann man sehen, welche Kühlschränke nicht gut funktionieren und möglicherweise gewartet oder ausgetauscht werden müssen.

Die Online-Plattform kann von mehreren Personen genutzt werden. Es ist auch möglich, einen Prüfer einzuladen, so dass dieser direkten Zugriff auf alle Daten hat und somit effizient prüfen kann.

Das Ergebnis

Die Implementierung dieser Lösung hat die Effizienz der Gesundheitseinrichtung deutlich gesteigert. Die Anzahl der manuellen Vorgänge, die von den Mitarbeitern durchgeführt werden, wurde stark reduziert. Die zentrale Speicherung der Daten hat das Risiko von Fehlern minimiert. Das Ergebnis ist ein schlüssiges Logbuch, das immer auf dem neuesten Stand ist. Nur autorisierte Personen haben Zugang. Die Mitarbeiter verbringen viel weniger Zeit mit der Überwachung und Aufzeichnung von Temperaturdaten. Im Ergebnis hat diese Investition zu Einsparungen geführt. Und dabei haben wir noch nicht einmal die zusätzliche Aufmerksamkeit und Pflege berücksichtigt, die die Patienten dadurch erhalten.

Sehen Sie sich auch das Video hier an:

Sind Sie an dieser Lösung interessiert?

Möchten Sie weitere Informationen über die Einführung eines zentralen Temperaturüberwachungssystems für Medikamente in Ihrer Gesundheitseinrichtung, Arztpraxis oder Apotheke? Nehmen Sie einfach Kontakt auf. Gemeinsam werden wir sehen, wie diese Lösung die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe steigern kann.