In Einrichtungen des Gesundheitswesens wird die Temperatur von Medikamenten in Kühlschränken oft manuell aufgezeichnet. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Mitarbeiter der Einrichtung jeden Tag alle Kühlschränke durchgeht, um die Temperatur der Medikamente zu überprüfen und aufzuzeichnen. Diese Daten werden dann manuell in das System eingegeben. Für Einrichtungen des Gesundheitswesens mit mehreren Standorten ist dies ein umständlicher, zeitaufwändiger und daher teurer Prozess. Praxas ist der Ansicht, dass dies effizienter durchgeführt werden kann. In dieser Praxisstudie zeigen wir, wie Einrichtungen des Gesundheitswesens ihre Effizienz durch die digitale Zentralisierung von Daten erheblich steigern können.
Hintergrund des Praxisfalls
Wie viele andere Einrichtungen ist die Gesundheitseinrichtung, um die es in diesem Fall geht, nicht nur für die tägliche Pflege ihrer Bewohner zuständig, sondern auch für die Verabreichung von Medikamenten. Die Organisation befindet sich zentral im Land und es gibt 11 Standorte. Jedem Standort ist ein behandelnder Arzt zugeordnet und die Lagerung der Medikamente erfolgt pro Standort. Manchmal werden Medikamente von einem der Standorte zu einem anderen transportiert. Es wird viel Wert auf die Überwachung und Aufzeichnung der Temperatur der Medikamente gelegt, um strenge interne und externe Qualitätsanforderungen zu erfüllen.
Aktuelle Praxis nach Standort
Es gibt vier Kühlschränke pro Standort. Alle Kühlschränke sind mit einem Temperaturlogger auf der Innenseite ausgestattet. Die Temperatur im Kühlschrank muss immer zwischen 2 und 8 Grad Celsius liegen. Ein Mitarbeiter kontrolliert täglich die Temperatur in allen Kühlschränken.
Überwachung und Aufzeichnung der Temperatur in den Kühlschränken
Der Mitarbeiter vergleicht die eingestellte Temperatur des Kühlschranks mit den Daten auf dem Display des Temperaturloggers. Wenn diese Werte nicht übereinstimmen, werden sofort Maßnahmen ergriffen. Einmal im Monat wird der Temperaturlogger über USB an einen PC angeschlossen und die Daten werden in Excel exportiert. Der Mitarbeiter protokolliert alle Temperaturüberschreitungen und beschreibt die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um die Qualität der Medikamente sicherzustellen.
Die Aufzeichnung und Aufbewahrung der Temperaturdaten ist obligatorisch. Bei einem Audit muss der Mitarbeiter anwesend sein, um das Protokoll auszuhändigen und auf Anfrage Erklärungen abzugeben.
Überwachung während des Transports von Medikamenten
Neben der Überwachung und Aufzeichnung der Temperatur in den Kühlschränken vor Ort ist der Mitarbeiter auch für die Aufzeichnung der Temperaturen während des Transports verantwortlich. Die für den Transport verwendete Thermobox enthält auch einen Temperaturlogger. Die Daten des Loggers werden nach dem Transport in Excel exportiert. Diese Daten müssen auch bei einem Audit vorgelegt werden.
Nachteile des derzeitigen Ansatzes
Die tägliche Aufzeichnung der Temperaturdaten aller Kühlschränke an allen Standorten und der regelmäßige Export dieser Daten sind zeitaufwändige Vorgänge. Außerdem ist ein manuelles Verfahren sehr fehleranfällig.
Die Hardware mit eingebautem Temperatursensor reagiert sehr empfindlich auf die Umgebungstemperatur. Dies führt zu Fehlermeldungen, die für die Bestandsqualität irrelevant sind. Ein Sensor kann zum Beispiel auf einen Wärmefluss reagieren, wenn die Kühlschranktür kurz geöffnet wird. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Temperatur des Medikaments im gleichen Maße gestiegen ist.
Es herrscht ein enormer Personalmangel im Gesundheitswesen, so dass jede Minute, die nicht für einen Patienten genutzt werden kann, eine Minute zu viel ist. Die Pandemie setzte das Gesundheitspersonal seit März 2020 zusätzlich unter Druck. Maßnahmen wie die Aufzeichnung von Temperaturdaten wurden in der Hektik der Tage übersehen.
Wenn die Temperatur nicht angemessen überwacht wird, kann die Wirksamkeit des Medikaments während der Behandlung nachlassen. Darüber hinaus besteht ein erhöhtes Risiko medizinischer Komplikationen, wenn das Medikament über einen längeren Zeitraum in einer Umgebung gelagert wurde, die nicht den Temperaturanforderungen entspricht.
Die Bitte um Hilfe durch die Pflegeeinrichtung
Die Gesundheitseinrichtung bat Praxas um Rat bei der Implementierung eines zentralen Systems, das die Temperatur an den 11 Standorten automatisch überwacht und Maßnahmen ergreift, wenn Werte außerhalb der festgelegten Temperaturgrenzen festgestellt werden.
Dieses System muss eine Reihe von Voraussetzungen erfüllen. Es muss einfach zu installieren, benutzerfreundlich und für mehrere Mitarbeiter zugänglich sein. Die Daten müssen in einer gut organisierten Datenbank gespeichert werden, und manuelle Eingriffe müssen auf ein Minimum beschränkt werden. Das System muss sowohl an festen als auch an mobilen Standorten eingesetzt werden können und die vorhandene Infrastruktur nutzen. Teure und zeitaufwändige Änderungen am Netzwerk kommen nicht in Frage. Bei einem Audit muss ein aussagekräftiger Nachweis vorgelegt werden können, und die finanziellen Investitionen müssen sich in Grenzen halten.
Dies war eine sehr umfassende Reihe logischer Voraussetzungen. Praxas bot eine Lösung, die all diese Bedingungen erfüllte.
Zentrale Speicherung von Temperaturdaten
Auf der Grundlage der derzeitigen Defizite, Anforderungen und Randbedingungen wurden Temperaturlogger mit einem WiFi-Modul, einem Sensor und einem Glykolpuffer vorgeschlagen.
Die eingebaute WiFi-Antenne kann sehr einfach an jedes bestehende WiFi-Netzwerk angeschlossen werden.
Der externe Sensor mit Glykolpuffer misst die Kerntemperatur des Medikaments und verringert so das Risiko fehlerhafter Messwerte.
Für Transporte wurde eine Kombination aus einer Thermobox mit einem Temperaturlogger empfohlen.
Der Temperaturlogger kommuniziert mit einer Online-Plattform. Die Daten werden zentral in der Cloud gespeichert und es ist keine manuelle Protokollierung erforderlich. Die Temperaturen werden übersichtlich pro Temperaturlogger angezeigt. Autorisierte Personen werden über eine App oder per E-Mail über Temperaturüberschreitungen benachrichtigt. Sie können auf der Plattform eine Notiz über die Ursache der Meldung, die zur Lösung des Problems unternommenen Schritte und den Zustand der Medikamente hinzufügen.
Da die Temperaturen für jeden Temperaturlogger aufgezeichnet werden, können verschiedene Standorte verglichen werden. Außerdem kann man sehen, welche Kühlschränke nicht gut funktionieren und möglicherweise gewartet oder ausgetauscht werden müssen.
Auf die Online-Plattform können mehrere Personen zugreifen. Es ist auch möglich, einen Wirtschaftsprüfer einzuladen, so dass dieser direkten Zugriff auf alle Daten hat und somit effizient prüfen kann.
Das Ergebnis
Die Implementierung dieser Lösung hat die Effizienz der Gesundheitseinrichtung erheblich gesteigert. Die Anzahl der manuellen Tätigkeiten der Mitarbeiter wurde stark reduziert. Die zentrale Speicherung der Daten hat das Fehlerrisiko minimiert. Das Ergebnis ist ein schlüssiges Logbuch, das immer auf dem neuesten Stand ist. Nur autorisierte Personen haben Zugang. Die Mitarbeiter verbringen viel weniger Zeit mit der Überwachung und Aufzeichnung von Temperaturdaten. Im Ergebnis hat diese Investition zu Einsparungen geführt. Außerdem haben wir die zusätzliche Aufmerksamkeit und Pflege, die der Patient dadurch erhält, noch gar nicht berücksichtigt.
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