En los centros sanitarios, la temperatura de la medicación en los frigoríficos suele registrarse manualmente. En la práctica, esto significa que un empleado de la institución pasa por todos los frigoríficos cada día para comprobar y registrar la temperatura de la medicación. A continuación, estos datos se introducen manualmente en el sistema. Para los centros sanitarios con varias sedes, éste es un procedimiento engorroso, que lleva mucho tiempo y, por tanto, es caro. Praxas cree que puede hacerse de forma más eficiente. En este estudio práctico, mostramos cómo las instituciones sanitarias pueden aumentar enormemente la eficiencia centralizando digitalmente los datos.
Antecedentes del estudio de caso
Como muchas otras instituciones, la residencia asistencial en la que se basa este estudio de caso no sólo es responsable de los cuidados cotidianos de sus residentes, sino también de administrar la medicación. La organización está situada en el centro del país y cuenta con 11 centros. Hay un médico de guardia en cada centro y el almacenamiento de la medicación se hace por centro. A veces la medicación se transporta de un lugar a otro. Se presta mucha atención al control y registro de la temperatura de la medicación para cumplir los estrictos requisitos de calidad internos y externos.
Modo de funcionamiento actual por ubicación
Hay cuatro frigoríficos por emplazamiento. Todos los frigoríficos están equipados con un registrador de temperatura en su interior. La temperatura del frigorífico debe estar siempre entre 2 y 8 grados Celsius. Un miembro del personal comprueba diariamente la temperatura de todos los frigoríficos.
Comprobación y registro de la temperatura en los frigoríficos
El empleado compara la temperatura programada del frigorífico con los datos de la pantalla del registrador de temperatura. Si estos valores no coinciden, se actúa inmediatamente. Una vez al mes, el registrador de temperatura se conecta a un PC mediante USB y los datos se exportan a Excel. El empleado registra cualquier exceso de temperatura y describe las medidas que se tomaron para garantizar la calidad de la medicación.
Es obligatorio registrar y conservar los datos de temperatura. Durante una auditoría, el trabajador debe estar presente para entregar el registro y dar explicaciones si se le piden.
Control durante el transporte de la medicación
Además de comprobar y registrar la temperatura en los frigoríficos in situ, el empleado también es responsable de registrar las temperaturas durante el transporte. La caja térmica utilizada para el transporte también contiene un registrador de temperatura. Los datos del registrador se exportan a Excel después del transporte. Estos datos también deben presentarse durante una auditoría.
Desventajas del enfoque actual
Registrar diariamente los datos de temperatura de todos los frigoríficos de todas las ubicaciones y exportar esos datos periódicamente son operaciones que llevan mucho tiempo. Además, trabajar manualmente es muy propenso a errores.
El hardware con sensor de temperatura incorporado es muy sensible a la temperatura ambiente. Esto provoca mensajes de error irrelevantes para la calidad de las existencias. Por ejemplo, un sensor puede responder a un flujo de calor cuando se abre brevemente la puerta del frigorífico. Sin embargo, esto no significa que la temperatura del medicamento haya aumentado en la misma medida.
Hay una enorme escasez de personal en el sector asistencial, por lo que cada minuto que no se puede dedicar a un cliente es un minuto de más. La pandemia supuso una presión adicional para el personal sanitario desde marzo de 2020. Acciones como el registro de los datos de temperatura se pasaron por alto en el ajetreo de los días agitados.
Si la temperatura no se controla adecuadamente, la eficacia del medicamento puede disminuir durante el tratamiento. Además, existe un mayor riesgo de complicaciones médicas si el medicamento se almacenó durante mucho tiempo en un entorno que no cumplía los requisitos de temperatura.
La solicitud de ayuda del centro asistencial
La residencia pidió asesoramiento a Praxas para implantar un sistema central que controla automáticamente la temperatura en los 11 centros y actúa cuando se detectan valores fuera de los límites de temperatura establecidos.
Este sistema debe cumplir una serie de requisitos previos. Debe ser fácil de instalar, fácil de usar y accesible para múltiples empleados. Los datos deben almacenarse en una base de datos clara y las operaciones manuales deben reducirse al mínimo. El sistema debe poder utilizarse tanto en ubicaciones fijas como móviles y debe utilizar la infraestructura existente. Los cambios costosos y lentos en la red están descartados. Debe ser posible presentar registros concluyentes cuando se realicen auditorías y la inversión financiera debe mantenerse dentro de unos límites.
Se trataba de un conjunto muy completo de requisitos previos lógicos. Praxas ofreció una solución que cumplía todas estas condiciones.
Almacenamiento central de datos de temperatura
Basándose en las deficiencias, requisitos y condiciones previas actuales, se propusieron registradores de temperatura con un módulo wifi, un sensor y un tampón de glicol.
La antena wifi incorporada se puede conectar muy fácilmente a cualquier red wifi existente.
El sensor externo con tampón de glicol mide la temperatura central del medicamento, reduciendo el riesgo de lecturas erróneas.
Para los transportes, se recomendó la combinación de una caja térmica con un registrador de temperatura.
El registrador de temperatura se comunica con una plataforma online. Los datos se almacenan de forma centralizada en la nube y no es necesario registrarlos manualmente. Las temperaturas se muestran claramente, por registrador de temperatura. Las personas autorizadas reciben una notificación a través de una app o por correo electrónico en caso de que se produzcan excesos de temperatura. Pueden añadir una nota en la plataforma sobre la causa del informe, los pasos dados para resolver el problema y el estado de la medicación.
Como se registran las temperaturas de cada registrador de temperatura, se pueden comparar distintas ubicaciones. Además, se puede ver qué frigoríficos no funcionan bien y pueden necesitar mantenimiento o sustitución.
Varias personas pueden acceder a la plataforma online. También es posible invitar a un auditor para que tenga acceso directo a todos los datos y pueda así auditar con eficacia.
El resultado
La implantación de esta solución ha aumentado claramente la eficacia de la institución sanitaria. Se ha reducido considerablemente el número de operaciones manuales realizadas por los empleados. El almacenamiento centralizado de los datos ha minimizado el riesgo de errores. El resultado es un libro de registro concluyente y siempre actualizado. Sólo tienen acceso las personas autorizadas. Los empleados dedican mucho menos tiempo a controlar y registrar los datos de temperatura. Como resultado, esta inversión ha supuesto un ahorro. Además, ni siquiera tenemos en cuenta la atención y los cuidados adicionales que reciben los pacientes gracias a ello.
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