Dans les établissements de santé, la température des médicaments dans les réfrigérateurs est souvent enregistrée manuellement. En pratique, cela signifie qu’un employé de l’établissement passe chaque jour dans tous les réfrigérateurs pour vérifier et enregistrer la température des médicaments. Ces données sont ensuite saisies manuellement dans le système. Pour les établissements de santé disposant de plusieurs sites, il s’agit d’une procédure lourde, qui prend du temps et qui est donc coûteuse. Praxas estime qu’il est possible d’améliorer l’efficacité de cette procédure. Dans cette étude pratique, nous montrons comment les établissements de soins de santé peuvent accroître considérablement leur efficacité en centralisant les données sous forme numérique.
Contexte de l’étude de cas
Comme beaucoup d’autres institutions, le foyer de soins sur lequel se base cette étude de cas est responsable non seulement des soins quotidiens de ses résidents, mais aussi de l’administration des médicaments. L’organisation est située au centre du pays et compte 11 sites. Un médecin traitant est attaché à chaque site et le stockage des médicaments se fait par site. Parfois, les médicaments sont transportés d’un site à l’autre. Une grande attention est accordée au contrôle et à l’enregistrement de la température des médicaments afin de répondre aux exigences strictes de qualité internes et externes.
Pratique actuelle par lieu
Il y a quatre réfrigérateurs par site. Tous les réfrigérateurs sont équipés d’un enregistreur de température à l’intérieur. La température du réfrigérateur doit toujours être comprise entre 2 et 8 degrés Celsius. Un membre du personnel vérifie quotidiennement la température de tous les réfrigérateurs.
Contrôle et enregistrement de la température dans les réfrigérateurs
L’employé compare la température programmée du réfrigérateur avec les données affichées par l’enregistreur de température. Si ces valeurs ne correspondent pas, il prend immédiatement des mesures. Une fois par mois, l’enregistreur de température est connecté à un PC via USB et les données sont exportées vers Excel. L’employé enregistre les dépassements de température et décrit les mesures prises pour garantir la qualité des médicaments.
Il est obligatoire d’enregistrer et de conserver les données relatives à la température. Lors d’un audit, l’employé doit être présent pour remettre le registre et donner des explications si nécessaire.
Surveillance pendant le transport des médicaments
Outre le contrôle et l’enregistrement de la température dans les réfrigérateurs sur place, l’employé est également responsable de l’enregistrement des températures pendant le transport. La thermobox utilisée pour le transport contient également un enregistreur de température. Les données de l’enregistreur sont exportées vers Excel après le transport. Ces données doivent également être présentées lors d’un audit.
Inconvénients de l’approche actuelle
L’enregistrement quotidien des données de température de tous les réfrigérateurs de tous les sites et l’exportation régulière de ces données sont des opérations qui prennent beaucoup de temps. De plus, le travail manuel est très sujet aux erreurs.
Le matériel avec capteur de température intégré est très sensible à la température ambiante. Cela provoque des messages d’erreur qui n’ont rien à voir avec la qualité du stock. Par exemple, un capteur peut réagir à un flux de chaleur lorsque la porte du réfrigérateur est brièvement ouverte. Toutefois, cela ne signifie pas que la température du médicament a augmenté dans les mêmes proportions.
Le secteur des soins manque cruellement de personnel, et chaque minute qui ne peut être consacrée à un client est une minute de trop. La pandémie a exercé une pression supplémentaire sur le personnel de santé depuis mars 2020. Des actions telles que l’enregistrement des données de température ont été négligées dans l’agitation de ces journées trépidantes.
Si la température n’est pas contrôlée de manière adéquate, l’efficacité du médicament peut diminuer au cours du traitement. En outre, il existe un risque accru de complications médicales si le médicament a été stocké pendant une longue période dans un environnement ne répondant pas aux exigences en matière de température.
La demande d’aide de la structure d’accueil
La maison de soins a demandé conseil à Praxas pour mettre en place un système central qui surveille automatiquement la température sur les 11 sites et prend des mesures lorsque des valeurs en dehors des limites de température fixées sont détectées.
Ce système doit répondre à un certain nombre de conditions préalables. Il doit être facile à installer, convivial et accessible à plusieurs employés. Les données doivent être stockées dans une base de données claire et les opérations manuelles doivent être réduites au minimum. Le système doit pouvoir être utilisé à la fois sur des sites fixes et mobiles et il doit utiliser l’infrastructure existante. Il est hors de question d’apporter des modifications coûteuses et fastidieuses au réseau. Il doit être possible de présenter des enregistrements concluants en cas d’audit et l’investissement financier doit rester limité.
Il s’agissait d’un ensemble très complet de conditions préalables logiques. Praxas a proposé une solution qui répondait à toutes ces conditions.
Stockage central des données de température
Sur la base des lacunes, des exigences et des conditions préalables actuelles, des enregistreurs de température dotés d’un module wifi, d’un capteur et d’un tampon de glycol ont été proposés.
L’antenne wifi intégrée peut être très facilement connectée à n’importe quel réseau wifi existant.
Le capteur externe avec tampon de glycol mesure la température centrale du médicament, réduisant ainsi le risque de lectures erronées.
Pour les transports, la combinaison d’une thermobox et d’un enregistreur de température a été recommandée.
L’enregistreur de température communique avec une plateforme en ligne. Les données sont stockées de manière centralisée dans le nuage et aucun enregistrement manuel n’est nécessaire. Les températures sont affichées clairement, par enregistreur de température. Les personnes autorisées sont averties par une application ou par e-mail en cas de dépassement de température. Elles peuvent ajouter une note sur la plateforme concernant la cause de la notification, les mesures prises pour résoudre le problème et l’état des médicaments.
Comme les températures sont enregistrées pour chaque enregistreur de température, il est possible de comparer différents sites. En outre, il est possible de voir quels sont les réfrigérateurs qui ne fonctionnent pas bien et qui ont besoin d’être entretenus ou remplacés.
La plateforme en ligne est accessible à plusieurs personnes. Il est également possible d’inviter un auditeur afin qu’il ait un accès direct à toutes les données et qu’il puisse ainsi effectuer un audit efficace.
Le résultat
La mise en œuvre de cette solution a clairement augmenté l’efficacité de l’établissement de soins de santé. Le nombre d’opérations manuelles effectuées par les employés a été considérablement réduit. Le stockage central des données a minimisé le risque d’erreurs. Le résultat est un journal de bord concluant et toujours à jour. Seules les personnes autorisées y ont accès. Les employés passent beaucoup moins de temps à contrôler et à enregistrer les données de température. Cet investissement a donc permis de réaliser des économies. De plus, nous n’avons même pas pris en compte l’attention et les soins supplémentaires que les patients reçoivent grâce à cela.
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