Code de conduite

 

 

1. Introduction

Objectif

Le présent code de conduite est un guide pour les employés de Praxas B.V. en ce qui concerne la conduite éthique dans toutes les interactions avec les collègues, les clients et les autres partenaires commerciaux. Il énonce nos valeurs fondamentales d’honnêteté, d’intégrité et de respect, nos responsabilités partagées et des orientations générales sur les attentes de l’entreprise.

Nous encourageons la liberté d’expression et la communication ouverte, mais nous attendons de tous les employés qu’ils respectent notre code de conduite.

Cette politique ne peut pas répondre à toutes les situations auxquelles nous sommes confrontés au travail. Par conséquent, il ne remplace en aucun cas notre jugement moral et impartial, ni nos actions honnêtes et réfléchies. Si une situation se présente sur le lieu de travail et que vous avez besoin de conseils en plus de cette politique, vous devez demander l’avis de votre supérieur hiérarchique ou de votre directeur.

Champ d’application

Le présent code de conduite s’applique à tous les employés de Praxas B.V., indépendamment de leur contrat de travail, de leur grade ou de leur lieu d’affectation. Le code s’applique également aux vendeurs et aux tiers qui fournissent du matériel et des services à l’entreprise, tels que les consultants, les agents, les conseillers, les institutions et les autres personnes agissant au nom de l’entreprise. Les tiers affiliés sont en outre tenus de signaler toute violation de la présente politique qu’ils observent dans le cadre de leurs relations avec l’entreprise.

2. Responsabilité

Gestion

Les cadres supérieurs, les directeurs, les gestionnaires et les superviseurs sont chargés de donner des exemples de comportement éthique. Les cadres ont également la responsabilité de créer un environnement ouvert et favorable dans lequel les employés se sentent à l’aise pour soulever des questions éthiques et signaler des cas de mauvaise conduite.

Salariés

Tous les employés doivent traiter tout le monde de manière équitable, maintenir un respect mutuel, promouvoir un environnement d’équipe collaboratif et éviter les pratiques contraires à l’éthique ou compromettantes et/ou l’apparence de telles pratiques. Le comportement des employés doit refléter les valeurs et la culture de l’entreprise et ne pas nuire aux parties prenantes de l’entreprise. Tous les employés sont responsables de :

• Faire preuve d’effort et d’intelligence pour assumer toutes les responsabilités professionnelles dans le respect de l’éthique.
• Déclarer tout conflit d’intérêts concernant leur position au sein de Praxas B.V.
• Maintenir une conduite professionnelle dans leurs interactions avec les autres employés, les clients, les vendeurs, les agents et toute autre partie prenante de l’entreprise.

3. Respect et éthique sur le lieu de travail

Pour travailler efficacement, nous avons tous besoin d’un environnement de travail sain et sûr. Les employés doivent connaître la politique de Praxas B.V. en matière de santé et de sécurité des travailleurs. La politique de Praxas B.V. en matière de santé et de sécurité des travailleurs. Nous offrons un environnement de travail exempt de coercition, de discrimination et de harcèlement. C’est pourquoi le respect, l’intégration et le partage des valeurs éthiques sont au cœur de nos valeurs fondamentales. Quels que soient votre service et votre niveau d’autorité, vous devez vous conformer à notre politique de lutte contre la discrimination et le harcèlement dans tous les aspects du travail, du recrutement à l’évaluation des performances, en passant par les relations interpersonnelles.

Toute forme d’abus de substances, ainsi que l’utilisation ou la distribution de drogues et d’alcool sur le lieu de travail, sont strictement interdites.

4. Respect de la législation

Praxas B.V. se conforme à toutes les lois, règles et réglementations locales, nationales ou régionales dans les pays où elle exerce ses activités. Il s’agit notamment des lois relatives à l’esclavage moderne et à la traite des êtres humains.

Tous nos employés, et ceux qui agissent en notre nom, doivent protéger la légalité de l’entreprise. Les employés doivent se conformer à toutes les lois relatives à l’environnement, à la sécurité et à la loyauté. Les violations de la loi peuvent entraîner des préjudices importants pour l’entreprise, notamment des sanctions financières, le refus d’accorder des privilèges en matière de marchés publics, l’emprisonnement pour faute pénale et l’atteinte à nos relations d’affaires et à notre réputation. Les employés et les personnes agissant au nom de l’entreprise doivent faire preuve d’éthique et de responsabilité lorsqu’ils traitent des finances, des produits, des partenariats et de l’image publique de l’entreprise.

5. Concurrence loyale

Praxas B.V. se consacre à une concurrence éthique, équitable et vigoureuse. Nous vendrons des produits et des services sur la base de leur mérite, de leur qualité supérieure, de leur fonctionnalité et de leur prix compétitif. Nous prendrons des décisions indépendantes en matière de prix et de marketing et ne coopérerons pas ou ne coordonnerons pas nos activités avec nos concurrents. Nous n’offrirons ni ne solliciterons de paiements ou de gratifications inappropriés en rapport avec l’achat ou la vente de biens ou de services qui profitent injustement à l’entreprise. Nous ne participerons pas non plus à des boycotts illégaux de clients, ni n’y contribuerons.

6. Protection des biens de l’entreprise

Tous les employés doivent traiter les biens de notre entreprise, qu’ils soient matériels ou immatériels, avec respect et attention. Les employés ne doivent pas faire un usage abusif ou frivole du matériel de l’entreprise et doivent respecter tous les types de biens incorporels. Cela comprend les marques, les droits d’auteur, la propriété intellectuelle et d’autres actifs (rapports, informations, etc.). Les employés ne doivent les utiliser que pour accomplir leurs tâches professionnelles. En outre, l’utilisation de nos actifs à des fins de profit personnel ou à toute fin illégale, personnelle non autorisée ou contraire à l’éthique est interdite.

L’entreprise ne tolère pas l’utilisation de ses ressources pour créer, accéder, stocker, imprimer, solliciter ou envoyer du matériel harcelant, menaçant, abusif, sexuellement explicite ou autrement offensant ou inapproprié.

7. Fraude, intégrité financière et comptabilité

Aucun employé ou candidat ne peut falsifier une demande, un dossier, une facture, un document, un relevé de temps, un formulaire de remboursement de frais, une fiche de présence, un questionnaire d’enquête ou tout autre document. Tout employé convaincu d’avoir falsifié un tel document ou d’y avoir fait des déclarations inexactes ou des omissions importantes fera l’objet de mesures disciplinaires.

Des documents financiers et commerciaux précis et fiables sont d’une importance capitale. Vous ne devez pas vous engager dans des actions qui pourraient entraîner la transmission d’informations financières fausses ou inexactes au sujet de notre société ou de nos clients. Vous devez vous assurer que toutes les informations que vous communiquez à la société, aux clients ou à d’autres personnes en notre nom sont complètes et exactes.

8. Conflit d’intérêts

Les employés doivent éviter les situations impliquant un conflit d’intérêts réel ou potentiel afin que l’intégrité de l’entreprise ne soit pas remise en question. Il existe de nombreuses situations susceptibles de donner lieu à un conflit d’intérêts. Les plus courantes sont les suivantes :

• Accepter des cadeaux de la part de fournisseurs
• Emploi dans une autre entreprise cliente, fournisseur ou concurrente de Praxas B.V.
• Propriété d’une part importante d’une autre société ou entreprise qui est un client, un fournisseur ou un concurrent de Praxas B.V.
• Relations étroites ou familiales avec les fournisseurs
• Communication et/ou collaboration avec les concurrents

Les employés doivent s’assurer que leurs décisions sont fondées sur le meilleur intérêt de l’entreprise et que les décisions qu’ils prennent ne sont pas prises en échange d’un avantage personnel, direct ou indirect.

9. Informations confidentielles

Pour toute entreprise, les informations confidentielles sont un atout et chaque directeur, employé et agent de l’entreprise doit les protéger. Les informations confidentielles comprennent toutes les informations non publiques relatives aux clients, aux employés et aux partenaires commerciaux, ainsi que les informations personnelles obtenues de quelque source que ce soit dans le cadre des activités professionnelles. Les employés ne doivent pas rechercher, accepter ou utiliser des informations confidentielles de l’entreprise provenant d’un concurrent.

10. Pots-de-vin et corruption

La corruption est un délit pénal et nous appliquons une tolérance zéro à l’égard des cadeaux inappropriés, des relations d’affaires et des transactions susceptibles d’influencer les décisions commerciales. Il est également interdit à Praxas B.V. de faire des dons politiques.

Nous décourageons les employés d’accepter des cadeaux, des divertissements, des gratifications et des services de la part de clients ou de partenaires. Les exceptions à cette règle comprennent les activités professionnelles normales telles que les repas et les boissons, les cadeaux ayant une valeur symbolique minimale ou les cadeaux liés au marketing. Les indemnités de départ à la retraite et les contributions à des organisations caritatives et à but non lucratif reconnues sont également exclues.

Un employé qui reçoit, ou dont un membre de la famille reçoit, un cadeau non sollicité interdit par les présentes lignes directrices doit le signaler à son supérieur ou à son directeur.

11. Professionnalisme

Tous les employés doivent faire preuve d’intégrité et de professionnalisme sur le lieu de travail :
Apparence personnelle
Tous les employés doivent respecter notre code vestimentaire et nos directives en matière d’apparence personnelle.

• Fonctions et autorité
  Tous les employés doivent s’acquitter de leurs tâches avec intégrité et respect envers les clients, les parties prenantes et la communauté. Les superviseurs et les directeurs ne doivent pas abuser de leur autorité. Nous attendons d’eux qu’ils délèguent des tâches aux membres de leur équipe en fonction de leurs compétences et de leur charge de travail. De même, nous attendons des membres de l’équipe qu’ils suivent les instructions des chefs d’équipe et qu’ils accomplissent leurs tâches avec compétence et dans les délais impartis.
• Absentéisme et retard
  Les employés doivent respecter leur emploi du temps. Nous pouvons faire des exceptions pour des occasions ou des urgences qui empêchent les employés de suivre les heures ou les jours de travail normaux, mais, en règle générale, nous attendons des employés qu’ils soient ponctuels lorsqu’ils se rendent au travail et le quittent. Tenez toujours votre supérieur informé de tout retard, de toute modification de votre journée de travail ou de votre absentéisme.
• Communication
  Tous les employés doivent faire preuve d’ouverture et d’honnêteté dans leurs communications avec leurs collègues, leurs supérieurs ou les membres de leur équipe. Praxas B.V. apprécie la libre circulation des pensées, des idées, des questions et des préoccupations. Les employés doivent être amicaux et collaborer. Ils doivent s’efforcer de ne pas perturber le lieu de travail et de ne pas entraver le travail de leurs collègues.

Tous les employés impliqués dans la vente de nos produits et services doivent s’assurer que toutes les communications, déclarations et représentations faites aux clients sont exactes, complètes et véridiques.

Les employés peuvent être contactés par des journalistes et d’autres membres des médias qui souhaitent obtenir des informations sur l’entreprise. Pour s’assurer que nous parlons d’une seule voix et que nous fournissons des informations exactes sur l’entreprise, les employés doivent adresser toutes les demandes des médias au département Marketing. Nul ne peut publier un communiqué de presse sans avoir préalablement consulté le service Marketing.

Praxas B.V. attend de ses employés qu’ils utilisent les médias sociaux et les plateformes de réseautage social de manière responsable. Nous attendons de vous que vous respectiez la vie privée des autres employés, clients et partenaires commerciaux et que vous vous conformiez aux lois applicables et aux directives gouvernementales régissant les médias sociaux. Lorsque vous utilisez les médias sociaux sous quelque forme que ce soit, vous devez vous conformer au présent code de conduite. Vous ne devez pas divulguer d’informations confidentielles concernant l’entreprise ou l’un de ses employés, sous-traitants ou fournisseurs tiers. Vous ne devez pas agir au nom de l’entreprise dans le cadre d’une cause politique ou sociale, sauf si on vous le demande expressément.

• Violence sur le lieu de travail
  Praxas B.V. s’efforce d’offrir un lieu de travail sûr et sécurisé à ses employés, ses clients, ses fournisseurs et ses visiteurs. Praxas B.V. ne tolère pas les actes violents ou les menaces de violence à l’encontre de ses employés, candidats, clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux. Nous n’acceptons pas les bagarres, les paroles menaçantes ou les comportements agressifs. Les armes, quelles qu’elles soient, sont strictement interdites et ne sont pas autorisées dans les locaux de l’entreprise, sauf si la législation ou les réglementations locales le permettent.
• Avantages
  Nous attendons des employés qu’ils n’abusent pas des avantages liés à leur emploi. Il s’agit de congés, d’assurances, d’installations, d’abonnements ou d’autres avantages offerts par notre entreprise.
• Politiques
  Cette politique sera distribuée à tous les employés par le département des ressources humaines lors de leur accueil et/ou de leur intégration et après toute révision. D’autres politiques pertinentes seront également distribuées afin que tous les employés aient accès à la lecture des politiques de l’entreprise et les respectent par la suite.

 

Si les employés ont des questions, ils doivent contacter le département des ressources humaines ou son représentant, leur superviseur direct, leur directeur ou un directeur de l’entreprise.

12. Diversité et inclusion

Praxas B.V. est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances en matière d’emploi et s’engage à offrir un lieu de travail exempt de toute discrimination.

Praxas B.V. ne tolère pas le harcèlement ou la discrimination. Tout employé ou partie prenante qui se sent harcelé ou victime de discrimination doit signaler l’incident à son supérieur hiérarchique ou au département des ressources humaines.

Les employés doivent se conformer à la politique de Praxas B.V. en matière de lutte contre la discrimination et le harcèlement.

13. Signalement de problèmes et mesures disciplinaires

Les violations de ce code peuvent avoir des conséquences graves pour Praxas B.V., son image, sa crédibilité et la confiance de ses clients. Les violations peuvent en outre entraîner des amendes substantielles et des restrictions sur les activités futures de l’entreprise, ainsi que des amendes et des peines d’emprisonnement potentielles pour les employés individuels.

Les employés sont encouragés à signaler rapidement toute infraction. Les rapports doivent être adressés au superviseur ou au directeur de l’employé, ou à un autre endroit si les circonstances l’exigent. L’entreprise enquêtera sur tous les cas signalés de comportement douteux ou contraire à l’éthique et n’exercera ni ne tolérera de représailles à l’encontre des employés, parfois appelés “dénonciateurs”, qui soulèvent de bonne foi de véritables problèmes d’éthique.

Notre entreprise peut être amenée à prendre des mesures disciplinaires à l’encontre des employés qui, de manière répétée ou intentionnelle, ne respectent pas notre code de conduite. Les mesures disciplinaires varient en fonction de la gravité de l’infraction.

Les conséquences possibles sont les suivantes :

• Rétrogradation
• Blâme
• Suspension ou résiliation

Nous pouvons intenter une action en justice en cas de corruption, de vol, de détournement de fonds ou d’autres comportements illégaux.