Codice di condotta

 

 

1. Introduzione

Scopo

Il presente Codice di Condotta è una guida per i dipendenti di Praxas B.V. in relazione alla condotta etica in tutte le interazioni con colleghi, clienti e altri partner commerciali. Il documento definisce i nostri valori fondamentali di onestà, integrità e rispetto, le nostre responsabilità condivise e le indicazioni generali sulle aspettative dell’azienda.

Promuoviamo la libertà di espressione e la comunicazione aperta, ma ci aspettiamo che tutti i dipendenti rispettino il nostro Codice di Condotta.

Questa politica non può certo affrontare tutte le situazioni che si verificano sul lavoro. Pertanto, non sostituisce in alcun modo il nostro giudizio morale e imparziale e le nostre azioni oneste e premurose. Se si verifica una situazione sul lavoro e hai bisogno di indicazioni aggiuntive rispetto a questa politica, devi chiedere consiglio al tuo supervisore o al tuo manager.

Ambito di applicazione

Il presente Codice di Condotta si applica a tutti i dipendenti di Praxas B.V. indipendentemente dal contratto di lavoro, dal grado o dalla sede. Il Codice si applica anche ai fornitori e alle terze parti che forniscono materiali e servizi all’Azienda, come consulenti, agenti, consiglieri, istituzioni e altri soggetti che agiscono per conto dell’Azienda. Gli affiliati di terze parti sono inoltre responsabili della segnalazione di eventuali violazioni di questa politica che osservano nei rapporti con l’Azienda.

2. Responsabilità

Gestione

I leader senior, i direttori, i manager e i supervisori hanno il compito di fornire solidi esempi di condotta etica. I manager hanno anche la responsabilità di creare un ambiente aperto e solidale in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel sollevare dubbi etici e nel segnalare casi di cattiva condotta.

Dipendenti

Tutti i dipendenti devono trattare tutti in modo equo, mantenere il rispetto reciproco, promuovere un ambiente di squadra collaborativo ed evitare l’esecuzione e/o l’apparenza di pratiche non etiche o compromettenti. Il comportamento dei dipendenti deve riflettere i valori e la cultura dell’azienda e non influenzare negativamente gli stakeholder dell’azienda. Tutti i dipendenti sono responsabili di:

• Applicare impegno e intelligenza per svolgere tutte le responsabilità lavorative in modo etico.
• Divulgare qualsiasi conflitto di interessi relativo alla propria posizione all’interno di Praxas B.V.
• Mantenere una condotta professionale nelle interazioni con altri dipendenti, clienti, venditori, agenti e qualsiasi altro interlocutore dell’azienda.

3. Rispetto ed etica sul posto di lavoro

Per lavorare in modo efficace, tutti noi abbiamo bisogno di un ambiente di lavoro sano e sicuro. I dipendenti devono conoscere la politica di Praxas B.V. Salute e Sicurezza dei Lavoratori. Offriamo un ambiente di lavoro privo di coercizione, discriminazione e molestie. Pertanto, il rispetto, l’inclusione e i valori etici condivisi sono al centro dei nostri valori fondamentali. Indipendentemente dal tuo reparto e dal tuo livello di autorità, devi rispettare la nostra politica antidiscriminazione e anti-molestie in tutti gli aspetti del lavoro, dall’assunzione alla valutazione delle prestazioni, fino alle relazioni interpersonali.

Tutte le forme di abuso di sostanze, così come l’uso o la distribuzione di droghe e alcolici durante il lavoro, sono severamente vietati.

4. Conformità alla legge

Praxas B.V. rispetta tutte le leggi, le norme e i regolamenti locali, nazionali o regionali in cui opera. Questo include le leggi relative alla schiavitù moderna e alla tratta di esseri umani.

Tutti i nostri dipendenti, e coloro che agiscono per nostro conto, devono tutelare la legalità dell’azienda. I dipendenti devono rispettare tutte le leggi in materia di ambiente, sicurezza e correttezza. Le violazioni della legge possono comportare danni significativi per l’azienda, tra cui sanzioni pecuniarie, negazione dei privilegi di contrattazione governativa, reclusione per condotta criminale e danni alle nostre relazioni commerciali e alla nostra reputazione. I dipendenti e coloro che agiscono per conto dell’azienda sono tenuti a essere etici e responsabili quando si occupano delle finanze, dei prodotti, delle partnership e dell’immagine pubblica dell’azienda.

5. Concorrenza leale

Praxas B.V. è impegnata in una competizione etica, equa e vigorosa. Venderemo prodotti e servizi in base al loro merito, alla qualità superiore, alla funzionalità e ai prezzi competitivi. Prenderemo decisioni indipendenti in materia di prezzi e marketing e non collaboreremo o coordineremo impropriamente le nostre attività con i nostri concorrenti. Non offriremo o solleciteremo pagamenti o regali impropri in relazione all’acquisto o alla vendita di beni o servizi che avvantaggino ingiustamente l’Azienda. Non intraprenderemo o assisteremo a boicottaggi illegali di clienti.

6. Protezione della proprietà aziendale

Tutti i dipendenti devono trattare la proprietà dell’azienda, sia materiale che immateriale, con rispetto e cura. I dipendenti non devono abusare delle attrezzature dell’azienda o usarle in modo futile e devono rispettare tutti i tipi di proprietà incorporea. Ciò include marchi, copyright, proprietà intellettuale e altri beni (rapporti, informazioni, ecc.). I dipendenti devono usarli solo per portare a termine le loro mansioni lavorative. Inoltre, è vietato l’uso dei nostri beni a scopo di lucro individuale o per qualsiasi scopo illegale, personale non autorizzato o non etico.

L’Azienda non tollererà l’uso delle risorse aziendali per creare, accedere, archiviare, stampare, sollecitare o inviare materiali molesti, minacciosi, abusivi, sessualmente espliciti o altrimenti offensivi o inappropriati.

7. Frodi, integrità finanziaria e contabilità

Nessun dipendente o candidato può falsificare domande, registri, fatture, documenti, fogli di presenza, moduli di rimborso spese, timecard, questionari investigativi o qualsiasi altro documento. I dipendenti che si accorgono di aver falsificato o fatto dichiarazioni false o omissioni materiali su tali documenti saranno soggetti ad azioni disciplinari.

Una documentazione finanziaria e aziendale accurata e affidabile è di fondamentale importanza. Non devi intraprendere azioni che possano portare alla trasmissione di informazioni finanziarie false o inaccurate sulla nostra Società o sui nostri clienti. L’utente è tenuto a garantire che tutte le comunicazioni effettuate all’Azienda, ai clienti o a terzi per nostro conto siano complete e accurate.

8. Conflitto di interessi

I dipendenti devono evitare situazioni che comportino un conflitto di interessi reale o potenziale, in modo da non mettere in discussione l’integrità dell’azienda. Esistono numerose situazioni che potrebbero generare un conflitto di interessi. I più comuni includono:

• Accettare regali dai fornitori
• Impiego da parte di un’altra società che sia cliente, fornitore o concorrente di Praxas B.V.
• La proprietà di una parte significativa di un’altra società o azienda che sia cliente, fornitore o concorrente di Praxas B.V.
• Rapporti stretti o familiari con i fornitori
• Comunicazioni e/o collaborazioni con i concorrenti

I dipendenti devono assicurarsi che le decisioni siano basate sul miglior interesse dell’azienda e che non siano in cambio di alcun vantaggio personale, diretto o indiretto.

9. Informazioni riservate

Per qualsiasi azienda, le informazioni riservate sono un bene e ogni direttore, dipendente e agente dell’azienda deve proteggerle. Le informazioni riservate comprendono tutte le informazioni non pubbliche relative a clienti, dipendenti e partner commerciali, nonché le informazioni personali ottenute da qualsiasi fonte durante l’attività. I dipendenti non devono cercare, accettare o utilizzare informazioni aziendali riservate di o da un concorrente.

10. Corruzione

La corruzione è un reato penale e abbiamo una tolleranza zero nei confronti di regali inappropriati, accordi commerciali e transazioni che possono influenzare le decisioni aziendali. È inoltre vietato a Praxas B.V. fare donazioni politiche.

Scoraggiamo i dipendenti dall’accettare regali, intrattenimenti, mance e servizi da clienti o partner. Le eccezioni a questa regola includono le normali attività commerciali come pasti e bevande, regali che hanno un valore simbolico minimo o regali legati al marketing. Sono esclusi anche i premi di pensionamento e i contributi a organizzazioni caritatevoli e no-profit riconosciute.

Un dipendente che riceve, o un suo familiare riceve, un regalo non richiesto vietato da queste linee guida deve segnalarlo al proprio supervisore o responsabile.

11. Professionalità

Tutti i dipendenti devono dimostrare integrità e professionalità sul posto di lavoro:
Aspetto personale
Tutti i dipendenti devono attenersi al nostro codice di abbigliamento e alle linee guida sull’aspetto personale.

• Compiti e autorità
  Tutti i dipendenti devono svolgere le proprie mansioni con integrità e rispetto nei confronti dei clienti, degli stakeholder e della comunità. I supervisori e i manager non devono abusare della loro autorità. Ci aspettiamo che deleghino i compiti ai membri del loro team tenendo conto delle loro competenze e del loro carico di lavoro. Allo stesso modo, ci aspettiamo che i membri del team seguano le istruzioni dei capisquadra e portino a termine i loro compiti con competenza e tempestività.
• Assenteismo e ritardo
  I dipendenti devono seguire i loro orari. Possiamo fare delle eccezioni in caso di occasioni/emergenze che impediscono ai dipendenti di rispettare gli orari o i giorni di lavoro standard, ma in generale ci aspettiamo che i dipendenti siano puntuali quando vanno e vengono dal lavoro. Tieni sempre informato il tuo manager di eventuali ritardi, modifiche alla giornata lavorativa o assenze dal lavoro.
• Comunicazione
  Tutti i dipendenti devono essere aperti e onesti nelle loro comunicazioni con i colleghi, i supervisori o i membri del team. Praxas B.V. apprezza il libero flusso di pensieri, idee, domande e preoccupazioni. I dipendenti devono essere amichevoli e collaborativi. Devono cercare di non disturbare il posto di lavoro e di non ostacolare il lavoro dei colleghi.

Tutti i dipendenti coinvolti nella vendita dei nostri prodotti e servizi devono garantire che tutte le comunicazioni, le dichiarazioni e le affermazioni ai clienti siano accurate, complete e veritiere.

I dipendenti possono essere contattati da giornalisti e altri membri dei media con richieste di informazioni sull’azienda. Per garantire che si parli con una sola voce e si forniscano informazioni accurate sull’azienda, i dipendenti devono indirizzare tutte le richieste dei media al reparto Marketing. Nessuno può rilasciare un comunicato stampa senza aver prima consultato l’ufficio marketing.

Praxas B.V. si aspetta che i dipendenti utilizzino i social media e le piattaforme di social networking in modo responsabile. Ci aspettiamo che l’utente rispetti la privacy degli altri dipendenti, clienti e partner commerciali e che si conformi alle leggi e alle linee guida governative che regolano i social media. Quando utilizzi qualsiasi forma di social media, devi rispettare il presente Codice di condotta. Non devi divulgare informazioni riservate sulla Società o sui suoi dipendenti, appaltatori o fornitori terzi. Non dovrai agire per conto dell’Azienda per cause politiche o sociali, a meno che non ti venga chiesto espressamente di farlo.

• Violenza sul posto di lavoro
  Praxas B.V. si impegna a fornire un luogo di lavoro sicuro e protetto ai dipendenti, ai clienti, ai venditori e ai visitatori. Praxas B.V. non tollera atti di violenza o minacce di violenza nei confronti di dipendenti, candidati, clienti, fornitori o partner commerciali. Non sono ammesse risse, parole minacciose o comportamenti aggressivi. Le armi di qualsiasi tipo sono severamente vietate e non sono consentite nei locali della Società, salvo quanto consentito dalle leggi o dai regolamenti locali.
• Vantaggi
  Ci aspettiamo che i dipendenti non abusino dei loro benefici lavorativi. Si tratta di ferie, assicurazioni, strutture, abbonamenti o altri benefici offerti dalla nostra azienda.
• Politiche
  Questa politica sarà distribuita a tutti i dipendenti dall’ufficio Risorse Umane durante l’inserimento e/o l’onboarding e successivamente ad eventuali revisioni. Saranno distribuite anche altre politiche pertinenti, in modo che tutti i dipendenti abbiano accesso alla lettura e al successivo rispetto delle politiche aziendali.

 

In caso di dubbi, i dipendenti devono contattare l’ufficio Risorse Umane o un suo rappresentante, il loro diretto supervisore, un manager o un direttore dell’azienda.

12. Diversità e inclusione

Praxas B.V. è un datore di lavoro che offre pari opportunità di impiego e si impegna a fornire un ambiente di lavoro privo di discriminazioni.

Praxas B.V. non tollera molestie o discriminazioni. Qualsiasi dipendente o stakeholder che si senta molestato o discriminato deve riferire l’accaduto al proprio manager o all’ufficio Risorse Umane.

I dipendenti devono rispettare la politica antidiscriminazione e anti-molestie di Praxas B.V..

13. Segnalazione di problemi e azioni disciplinari

La violazione di questo codice può comportare gravi conseguenze per Praxas B.V., la sua immagine, la sua credibilità e la fiducia dei suoi clienti. Le violazioni possono portare a multe sostanziali e a restrizioni sulle future attività dell’azienda, oltre che a potenziali multe e pene detentive per i singoli dipendenti.

I dipendenti sono invitati a segnalare tempestivamente eventuali violazioni. Le segnalazioni devono essere fatte al supervisore o al responsabile del dipendente, oppure altrove, a seconda delle circostanze. L’Azienda indagherà su tutti i casi segnalati di comportamento discutibile o non etico e non perpetrerà o tollererà ritorsioni nei confronti dei dipendenti, a volte definiti “informatori”, che sollevano autentici dubbi sull’etica in buona fede.

La nostra azienda potrebbe dover intraprendere azioni disciplinari contro i dipendenti che ripetutamente o intenzionalmente non rispettano il nostro Codice di Condotta. Le azioni disciplinari variano a seconda della gravità della violazione.

Le possibili conseguenze includono:

• Retrocessione
• Ammonizione
• Sospensione o cessazione

Possiamo intraprendere azioni legali in caso di corruzione, furto, appropriazione indebita o altri comportamenti illegali.