Gedragscode

 

 

1. Inleiding

Doel

Deze gedragscode is een leidraad voor de medewerkers van Praxas B.V. met betrekking tot ethisch gedrag in alle interacties met collega’s, klanten en andere zakelijke partners. Het beschrijft onze kernwaarden van eerlijkheid, integriteit en respect, onze gedeelde verantwoordelijkheden en algemene richtlijnen over de verwachtingen van het bedrijf.

We bevorderen de vrijheid van meningsuiting en open communicatie, maar verwachten wel dat alle medewerkers zich aan onze gedragscode houden.

Dit beleid kan onmogelijk elke situatie aanpakken waarmee we op het werk te maken krijgen. Daarom is het in geen geval een vervanging voor ons morele, onbevooroordeelde oordeel en onze eerlijke en weloverwogen acties. Als zich op het werk een situatie voordoet waarbij je naast dit beleid advies nodig hebt, vraag dan advies aan je supervisor of manager.

Toepassingsgebied

Deze gedragscode geldt voor alle medewerkers van Praxas B.V., ongeacht arbeidsovereenkomst, rang of locatie. De Code is ook van toepassing op verkopers en derden die materialen en diensten leveren aan het bedrijf, zoals consultants, agenten, adviseurs, instellingen en anderen die namens het bedrijf optreden. Externe filialen zijn verder verantwoordelijk voor het melden van overtredingen van dit beleid die zij waarnemen in hun omgang met het bedrijf.

2. Verantwoordelijkheid

Beheer

Senior leiders, directeuren, managers en supervisors hebben de taak om sterke voorbeelden van ethisch gedrag te geven. Managers hebben ook de verantwoordelijkheid om een open en ondersteunende omgeving te creëren waarin werknemers zich op hun gemak voelen om ethische kwesties aan te kaarten en gevallen van wangedrag te melden.

Werknemers

Alle werknemers moeten iedereen eerlijk behandelen, wederzijds respect handhaven, een collaboratieve teamomgeving bevorderen en de uitvoering en/of schijn van onethische of compromitterende praktijken vermijden. Het gedrag van werknemers moet de waarden en cultuur van het bedrijf weerspiegelen en mag geen negatieve invloed hebben op de belanghebbenden van het bedrijf. Alle werknemers zijn verantwoordelijk voor:

• Inspanning en intelligentie aanwenden om alle taken op een ethische manier uit te voeren.
• Eventuele belangenverstrengeling met betrekking tot hun positie binnen Praxas B.V. bekend te maken.
• Professioneel gedrag handhaven in hun interacties met andere medewerkers, klanten, verkopers, agenten en andere belanghebbenden van het bedrijf.

3. Respect en ethiek op de werkplek

Om effectief te kunnen werken, hebben we allemaal een gezonde en veilige werkomgeving nodig. Medewerkers dienen bekend te zijn met het veiligheids- en gezondheidsbeleid van Praxas B.V.. Veiligheids- en Gezondheidsbeleid. We bieden een werkomgeving zonder dwang, discriminatie en intimidatie. Daarom vormen respect, inclusiviteit en gedeelde ethische waarden de kern van onze kernwaarden. Ongeacht je afdeling en gezagsniveau moet je ons antidiscriminatie- en intimidatiebeleid naleven in alle aspecten van het werk, van werving en prestatie-evaluatie tot interpersoonlijke relaties.

Alle vormen van drugsmisbruik, evenals het gebruik of de verspreiding van drugs en alcohol tijdens het werk, zijn ten strengste verboden.

4. Naleving van de wet

Praxas B.V. leeft alle lokale, nationale of regionale wetten, regels en voorschriften na waar we zaken doen. Hieronder vallen ook wetten met betrekking tot moderne slavernij en mensenhandel.

Al onze medewerkers en degenen die namens ons handelen, moeten de wettelijkheid van het bedrijf beschermen. Werknemers moeten alle wetten op het gebied van milieu, veiligheid en eerlijk zakendoen naleven. Overtredingen van de wet kunnen leiden tot aanzienlijke schade voor het bedrijf, waaronder financiële boetes, het ontzeggen van privileges voor overheidscontracten, gevangenisstraf voor crimineel wangedrag en schade aan onze zakelijke relaties en reputatie. Van medewerkers en personen die namens het bedrijf handelen, wordt verwacht dat zij ethisch en verantwoordelijk omgaan met de financiën, producten, partnerschappen en het imago van ons bedrijf.

5. Eerlijke concurrentie

Praxas B.V. zet zich in voor ethische, eerlijke en krachtige concurrentie. We verkopen producten en diensten op basis van hun verdienste, superieure kwaliteit, functionaliteit en concurrerende prijzen. We nemen onafhankelijke prijs- en marketingbeslissingen en zullen niet ongepast samenwerken of onze activiteiten coördineren met onze concurrenten. We zullen geen ongepaste betalingen of giften aanbieden of vragen in verband met de aankoop of verkoop van goederen of diensten die het bedrijf op oneerlijke wijze bevoordelen. We zullen ons ook niet bezighouden met of meewerken aan onwettige boycots van klanten.

6. Bescherming van bedrijfseigendommen

Alle medewerkers dienen de materiële en immateriële eigendommen van ons bedrijf met respect en zorg te behandelen. Medewerkers mogen bedrijfsapparatuur niet misbruiken of lichtzinnig gebruiken en moeten alle soorten immateriële goederen respecteren. Dit omvat handelsmerken, auteursrecht, intellectueel eigendom en andere activa (rapporten, informatie, enz.). Werknemers mogen ze alleen gebruiken om hun taken uit te voeren. Daarnaast is het gebruik van onze activa voor persoonlijk gewin of enig onwettig, ongeoorloofd persoonlijk of onethisch doel verboden.

Het bedrijf tolereert niet het gebruik van bedrijfsmiddelen voor het maken, openen, opslaan, afdrukken, vragen om of verzenden van materiaal dat intimiderend, bedreigend, grof, seksueel expliciet of anderszins beledigend of ongepast is.

7. Fraude, financiële integriteit en boekhouding

Werknemers of sollicitanten mogen sollicitaties, dossiers, facturen, papieren, urenbriefjes, onkostenvergoedingsformulieren, tijdkaarten, onderzoeksvragenlijsten of andere documenten niet vervalsen. Tegen elke werknemer die een dergelijk document vervalst of een onjuiste voorstelling van zaken geeft, worden disciplinaire maatregelen genomen.

Een nauwkeurige en betrouwbare financiële en bedrijfsadministratie is van cruciaal belang. U mag geen handelingen verrichten die kunnen leiden tot het overbrengen van onjuiste of onnauwkeurige financiële informatie over ons bedrijf of onze klanten. U moet ervoor zorgen dat alle opmerkingen die u namens ons aan het bedrijf, klanten of anderen maakt, volledig en nauwkeurig zijn.

8. Belangenverstrengeling

Medewerkers moeten situaties vermijden waarbij sprake is van daadwerkelijke of potentiële belangenverstrengeling, zodat de integriteit van het bedrijf niet in het geding komt. Er bestaan talloze situaties die aanleiding kunnen geven tot belangenverstrengeling. De meest voorkomende zijn:

• Geschenken aannemen van leveranciers
• Dienstverband bij een ander bedrijf dat klant, leverancier of concurrent is van Praxas B.V.
• Eigendom van een aanzienlijk deel van een ander bedrijf dat klant, leverancier of concurrent is van Praxas B.V.
• Nauwe of familierelaties met leveranciers
• Communicatie en/of samenwerking met concurrenten

Medewerkers moeten ervoor zorgen dat beslissingen gebaseerd zijn op het belang van het bedrijf en dat beslissingen die ze nemen niet in ruil zijn voor iets dat hen persoonlijk voordeel oplevert, direct of indirect.

9. Vertrouwelijke informatie

Vertrouwelijke informatie is voor elk bedrijf een bedrijfsmiddel en elke directeur, werknemer en agent van het bedrijf moet deze informatie beschermen. Vertrouwelijke informatie omvat alle niet-publieke informatie die betrekking heeft op klanten, werknemers en zakenpartners, evenals persoonlijke informatie die tijdens het zakendoen uit om het even welke bron is verkregen. Medewerkers mogen geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie van of over een concurrent opzoeken, accepteren of gebruiken.

10. Omkoping en corruptie

Omkoping is een strafbaar feit en we hanteren een nultolerantie voor ongepaste geschenken, zakelijke transacties en transacties die zakelijke beslissingen kunnen beïnvloeden. Het is Praxas B.V. ook verboden om politieke donaties te doen.

We ontmoedigen werknemers om geschenken, entertainment, fooien en diensten van klanten of partners aan te nemen. Uitzonderingen op deze regel zijn normale zakelijke activiteiten zoals maaltijden en dranken, geschenken met een minimale symbolische waarde of marketinggerelateerde geschenken. Pensioenuitkeringen en bijdragen aan erkende liefdadigheidsinstellingen en non-profitorganisaties zijn ook uitgesloten.

Een werknemer die een ongevraagd geschenk ontvangt dat verboden is volgens deze richtlijnen, of waarvan een familielid een dergelijk geschenk ontvangt, moet dit melden aan zijn supervisor of manager.

11. Professionaliteit

Alle werknemers moeten integriteit en professionaliteit tonen op de werkplek:
Persoonlijke verschijning
Alle werknemers moeten zich houden aan onze dresscode en richtlijnen voor persoonlijk voorkomen.

• Taken en bevoegdheden
  Alle werknemers moeten hun taken uitvoeren met integriteit en respect voor klanten, belanghebbenden en de gemeenschap. Supervisors en managers mogen hun autoriteit niet misbruiken. We verwachten dat ze taken delegeren aan hun teamleden, rekening houdend met hun competenties en werklast. We verwachten ook dat teamleden de instructies van teamleiders opvolgen en hun taken vakkundig en op tijd uitvoeren.
• Absenteïsme en te laat komen
  Werknemers moeten hun roosters volgen. We kunnen uitzonderingen maken voor gelegenheden/ noodgevallen waardoor werknemers zich niet aan de standaard werktijden of -dagen kunnen houden, maar in het algemeen verwachten we van werknemers dat ze stipt op tijd komen en vertrekken van het werk. Houd je manager altijd op de hoogte van vertragingen, wijzigingen in je werkdag of afwezigheid op het werk.
• Communicatie
  Alle werknemers moeten open en eerlijk zijn in hun communicatie met hun collega’s, supervisors of teamleden. Praxas B.V. waardeert de vrije stroom van gedachten, ideeën, vragen en zorgen. Werknemers moeten vriendelijk zijn en samenwerken. Ze mogen de werkplek niet verstoren of het werk van hun collega’s hinderen.

Alle medewerkers die betrokken zijn bij de verkoop van onze producten en diensten moeten ervoor zorgen dat alle communicatie, verklaringen en voorstellingen aan klanten nauwkeurig, volledig en waarheidsgetrouw zijn.

Medewerkers kunnen worden benaderd door journalisten en andere leden van de media met vragen over het bedrijf. Om ervoor te zorgen dat we met één stem spreken en accurate informatie over het bedrijf verstrekken, dienen medewerkers alle vragen van de media te richten aan de afdeling Marketing. Niemand mag een persbericht uitgeven zonder eerst de afdeling Marketing te raadplegen.

Praxas B.V. verwacht van medewerkers dat zij op verantwoorde wijze gebruik maken van sociale media en sociale netwerkplatforms. We verwachten dat je de privacy van andere werknemers, klanten en zakenpartners respecteert en dat je de toepasselijke wetten en overheidsrichtlijnen met betrekking tot sociale media naleeft. Wanneer je gebruik maakt van enige vorm van sociale media, moet je deze gedragscode naleven. U mag geen vertrouwelijke informatie over het bedrijf of een van zijn werknemers, contractanten of externe leveranciers openbaar maken. U mag namens het bedrijf niet optreden voor politieke of sociale doelen, tenzij u daar specifiek om wordt gevraagd.

• Geweld op de werkplek
  Praxas B.V. streeft naar een veilige werkplek voor medewerkers, klanten, leveranciers en bezoekers. Praxas B.V. tolereert geen gewelddadige handelingen of bedreigingen met geweld tegen onze medewerkers, sollicitanten, klanten, leveranciers of zakenpartners. Vechten, dreigende woorden of agressief gedrag zijn niet toegestaan. Alle soorten wapens zijn ten strengste verboden en niet toegestaan op bedrijfsterreinen, behalve voor zover toegestaan door plaatselijke wet- en regelgeving.
• Voordelen
  We verwachten van werknemers dat ze geen misbruik maken van hun arbeidsvoorwaarden. Dit heeft betrekking op vrije tijd, verzekeringen, faciliteiten, abonnementen of andere voordelen die ons bedrijf biedt.
• Beleid
  Dit beleid zal door de afdeling Personeelszaken aan alle werknemers worden verstrekt tijdens hun introductie en/of inwerken en na eventuele herzieningen. Andere relevante beleidsregels worden ook verspreid, zodat alle werknemers het bedrijfsbeleid kunnen lezen en naleven.

 

Als werknemers vragen hebben, moeten ze contact opnemen met de afdeling Personeelszaken of een vertegenwoordiger daarvan, hun directe leidinggevende, manager of een directeur van het bedrijf.

12. Diversiteit en inclusie

Praxas B.V. biedt gelijke kansen op de arbeidsmarkt en streeft naar een discriminatievrije werkplek.

Praxas B.V. tolereert geen intimidatie of discriminatie. Elke werknemer of stakeholder die zich lastiggevallen of gediscrimineerd voelt, moet dit melden bij zijn manager of bij de afdeling Personeelszaken.

Medewerkers moeten het antidiscriminatie- en intimidatiebeleid van Praxas B.V. naleven.

13. Melding van zorgen en disciplinaire maatregelen

Schending van deze code kan ernstige gevolgen hebben voor Praxas B.V., haar imago, geloofwaardigheid en het vertrouwen van haar klanten. Overtredingen kunnen verder leiden tot aanzienlijke boetes en beperkingen op toekomstige bedrijfsactiviteiten, evenals mogelijke boetes en gevangenisstraffen voor individuele werknemers.

Werknemers worden aangemoedigd om overtredingen onmiddellijk te melden. Meldingen moeten worden gedaan aan de supervisor of manager van de werknemer, of elders als de omstandigheden dit vereisen. Het bedrijf zal alle gemelde gevallen van twijfelachtig of onethisch gedrag onderzoeken en zal geen vergeldingsmaatregelen nemen of tolereren tegen medewerkers, ook wel ‘klokkenluiders’ genoemd, die te goeder trouw oprechte zorgen over ethiek naar voren brengen.

Ons bedrijf kan genoodzaakt zijn disciplinaire maatregelen te nemen tegen medewerkers die herhaaldelijk of opzettelijk onze Gedragscode niet naleven. Disciplinaire maatregelen zijn afhankelijk van de ernst van de overtreding.

Mogelijke gevolgen zijn onder andere:

• Demotie
• Berisping
• Schorsing of beëindiging

We kunnen gerechtelijke stappen ondernemen in geval van corruptie, diefstal, verduistering of ander onwettig gedrag.