Nelle strutture sanitarie, la temperatura dei farmaci nei frigoriferi viene spesso registrata manualmente. In pratica, questo significa che un dipendente dell’istituto passa ogni giorno da tutti i frigoriferi per controllare e registrare la temperatura dei farmaci. Questi dati vengono poi inseriti manualmente nel sistema. Per le strutture sanitarie con diverse sedi, si tratta di una procedura macchinosa, lunga e quindi costosa. Praxas ritiene che questa procedura possa essere eseguita in modo più efficiente. In questo studio pratico, mostriamo come le strutture sanitarie possano aumentare notevolmente l’efficienza centralizzando i dati in modo digitale.
Il contesto del caso di studio
Come molte altre istituzioni, la casa di cura su cui si basa questo caso di studio è responsabile non solo della cura quotidiana dei suoi residenti, ma anche della somministrazione dei farmaci. L’organizzazione è situata in una zona centrale del paese e conta 11 sedi. In ogni sede è presente un medico curante e la conservazione dei farmaci avviene per ogni sede. A volte i farmaci vengono trasportati da una sede all’altra. Si presta molta attenzione al monitoraggio e alla registrazione della temperatura dei farmaci per soddisfare i rigorosi requisiti di qualità interni ed esterni.
Pratiche attuali per località
Ci sono quattro frigoriferi per ogni sede. Tutti i frigoriferi sono dotati di un registratore di temperatura all’interno. La temperatura del frigorifero deve essere sempre compresa tra i 2 e gli 8 gradi Celsius. Un membro del personale controlla quotidianamente la temperatura di tutti i frigoriferi.
Controllare e registrare la temperatura dei frigoriferi
L’addetto confronta la temperatura impostata del frigorifero con i dati visualizzati sul display del registratore di temperatura. Se i valori non corrispondono, si interviene immediatamente. Una volta al mese, il registratore di temperatura viene collegato a un PC tramite USB e i dati vengono esportati in Excel. Il dipendente registra ogni superamento della temperatura e descrive le azioni intraprese per garantire la qualità dei farmaci.
È obbligatorio registrare e conservare i dati relativi alla temperatura. Durante un controllo, il dipendente deve essere presente per consegnare il registro e fornire spiegazioni se richieste.
Monitoraggio durante il trasporto dei farmaci
Oltre a controllare e registrare la temperatura nei frigoriferi in loco, il dipendente è anche responsabile della registrazione delle temperature durante il trasporto. La scatola termica utilizzata per il trasporto contiene anche un registratore di temperatura. I dati del logger vengono esportati in Excel dopo il trasporto. Questi dati devono essere presentati anche durante un audit.
Svantaggi dell’approccio attuale
Registrare quotidianamente i dati sulla temperatura di tutti i frigoriferi in tutte le sedi ed esportarli regolarmente sono operazioni che richiedono molto tempo. Inoltre, lavorare manualmente è molto rischioso.
L’hardware con sensore di temperatura integrato è molto sensibile alla temperatura ambiente. Questo provoca messaggi di errore che sono irrilevanti per la qualità dello stock. Ad esempio, un sensore può rispondere a un flusso di calore quando la porta del frigorifero viene aperta brevemente. Tuttavia, questo non significa che la temperatura del farmaco sia aumentata nella stessa misura.
C’è un’enorme carenza di personale nel settore dell’assistenza, quindi ogni minuto che non può essere dedicato a un cliente è un minuto di troppo. La pandemia ha messo sotto ulteriore pressione il personale sanitario dal marzo 2020. Azioni come la registrazione dei dati sulla temperatura sono state trascurate nel trambusto di queste giornate frenetiche.
Se la temperatura non viene adeguatamente monitorata, l’efficacia del farmaco può diminuire durante il trattamento. Inoltre, c’è un rischio maggiore di complicazioni mediche se il farmaco è stato conservato per lungo tempo in un ambiente che non soddisfa i requisiti di temperatura.
La richiesta di aiuto da parte dell’istituto di cura
La casa di cura ha chiesto la consulenza di Praxas per implementare un sistema centrale che monitora automaticamente la temperatura negli 11 siti e interviene quando vengono rilevati valori al di fuori dei limiti di temperatura stabiliti.
Questo sistema deve soddisfare una serie di requisiti. Deve essere facile da installare, semplice da usare e accessibile a più dipendenti. I dati devono essere archiviati in un database chiaro e le operazioni manuali devono essere ridotte al minimo. Il sistema deve poter essere utilizzato sia in postazioni fisse che mobili e deve utilizzare l’infrastruttura esistente. Modifiche costose e lunghe alla rete sono fuori discussione. Deve essere possibile presentare registrazioni conclusive in caso di audit e l’investimento finanziario deve rimanere entro i limiti.
Si trattava di un insieme molto completo di prerequisiti logici. Praxas ha offerto una soluzione che soddisfa tutte queste condizioni.
Memorizzazione centralizzata dei dati sulla temperatura
Sulla base delle attuali carenze, dei requisiti e dei presupposti, sono stati proposti dei registratori di temperatura con modulo wifi, sensore e tampone di glicole.
L’antenna wifi integrata può essere collegata molto facilmente a qualsiasi rete wifi esistente.
Il sensore esterno con tampone di glicole misura la temperatura interna del farmaco, riducendo il rischio di letture errate.
Per il trasporto, è stata consigliata la combinazione di una termobox con un registratore di temperatura.
Il registratore di temperatura comunica con una piattaforma online. I dati vengono archiviati centralmente nel cloud e non è necessaria alcuna registrazione manuale. Le temperature sono visualizzate in modo chiaro, per ogni registratore di temperatura. Le persone autorizzate vengono avvisate tramite un’app o un’e-mail in caso di superamento della temperatura. Possono aggiungere una nota sulla piattaforma in merito alla causa della segnalazione, alle misure adottate per risolvere il problema e allo stato dei farmaci.
Dal momento che le temperature vengono registrate per ogni registratore di temperatura, è possibile confrontare luoghi diversi. Inoltre, si può vedere quali frigoriferi non funzionano bene e potrebbero necessitare di manutenzione o sostituzione.
Alla piattaforma online possono accedere più persone. È anche possibile invitare un revisore contabile in modo che abbia accesso diretto a tutti i dati e possa quindi effettuare una verifica efficiente.
Il risultato
L’implementazione di questa soluzione ha chiaramente aumentato l’efficienza dell’istituto sanitario. Il numero di operazioni manuali svolte dai dipendenti è stato notevolmente ridotto. L’archiviazione centralizzata dei dati ha ridotto al minimo il rischio di errori. Il risultato è un registro definitivo e sempre aggiornato. Solo le persone autorizzate possono accedervi. I dipendenti passano molto meno tempo a monitorare e registrare i dati sulla temperatura. Di conseguenza, questo investimento ha permesso di risparmiare. Inoltre, non abbiamo nemmeno preso in considerazione l’attenzione e le cure extra che i pazienti ricevono di conseguenza.
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