Nelle strutture sanitarie, la temperatura dei farmaci nei frigoriferi viene spesso registrata manualmente. In pratica, questo significa che un dipendente dell “istituto passa ogni giorno da tutti i frigoriferi per controllare e registrare la temperatura dei farmaci. Questi dati vengono poi inseriti manualmente nel sistema. Per le strutture sanitarie con più sedi, si tratta di un processo macchinoso, lungo e quindi costoso. Praxas ritiene che questo processo possa essere realizzato in modo più efficiente. In questo studio pratico, mostriamo come le strutture sanitarie possano aumentare notevolmente l” efficienza centralizzando digitalmente i dati.
Il contesto del caso pratico
Come molte altre istituzioni, la struttura sanitaria su cui si basa questo caso è responsabile non solo della cura quotidiana dei suoi residenti, ma anche della somministrazione dei farmaci. L’organizzazione ha una sede centrale nel paese e ci sono 11 sedi. C’è un medico curante in ogni sede e la conservazione dei farmaci avviene per ogni sede. A volte i farmaci vengono trasportati da una sede all’altra. Si presta molta attenzione al monitoraggio e alla registrazione della temperatura dei farmaci per soddisfare i rigorosi requisiti di qualità interni ed esterni.
Pratiche attuali per località
Ci sono quattro frigoriferi per ogni sede. Tutti i frigoriferi sono dotati di un registratore di temperatura all’interno. La temperatura del frigorifero deve essere sempre compresa tra i 2 e gli 8 gradi Celsius. Un membro del personale controlla quotidianamente la temperatura di tutti i frigoriferi.
Monitoraggio e registrazione della temperatura nei frigoriferi
Il dipendente confronta la temperatura impostata del frigorifero con i dati visualizzati sul display del registratore di temperatura. Se i valori non corrispondono, vengono presi provvedimenti immediati. Una volta al mese, il registratore di temperatura viene collegato a un PC tramite USB e i dati vengono esportati in Excel. Il dipendente registra qualsiasi superamento della temperatura e descrive le azioni intraprese per garantire la qualità dei farmaci.
È obbligatorio registrare e conservare i dati relativi alla temperatura. Durante un audit, il dipendente deve essere presente per consegnare il registro e fornire spiegazioni se richieste.
Monitoraggio durante il trasporto dei farmaci
Oltre a monitorare e registrare la temperatura nei frigoriferi in loco, il dipendente è anche responsabile della registrazione delle temperature durante il trasporto. La scatola termica utilizzata per il trasporto contiene anche un registratore di temperatura. I dati del registratore vengono esportati in Excel dopo il trasporto. Questi dati devono essere presentati anche durante un audit.
Svantaggi dell’approccio attuale
Registrare quotidianamente i dati sulla temperatura di tutti i frigoriferi in tutte le sedi ed esportarli regolarmente sono operazioni che richiedono molto tempo. Inoltre, una procedura manuale è molto soggetta a errori.
L’hardware con sensore di temperatura incorporato è molto sensibile alla temperatura ambiente. Questo causa messaggi di errore che non sono rilevanti per la qualità delle scorte. Ad esempio, un sensore può rispondere a un flusso di calore quando la porta del frigorifero viene aperta brevemente. Tuttavia, questo non significa che la temperatura del farmaco sia aumentata nella stessa misura.
C “è un” enorme carenza di personale sanitario, quindi ogni minuto che non può essere dedicato a un cliente è un minuto di troppo. La pandemia ha messo sotto ulteriore pressione gli operatori sanitari a partire da marzo 2020. Azioni come la registrazione dei dati sulla temperatura sono state trascurate nel trambusto delle giornate frenetiche.
Se la temperatura non è adeguatamente monitorata, l “efficacia del farmaco può diminuire durante il trattamento. Inoltre, c” è un rischio maggiore di complicazioni mediche se il farmaco è stato conservato per un periodo di tempo prolungato in un ambiente che non soddisfa i requisiti di temperatura.
La richiesta di aiuto da parte della struttura di assistenza
La struttura sanitaria ha chiesto la consulenza di Praxas per l’implementazione di un sistema centrale che monitora automaticamente la temperatura nelle 11 sedi e interviene quando vengono rilevati valori al di fuori dei limiti di temperatura stabiliti.
Questo sistema deve soddisfare una serie di prerequisiti. Deve essere facile da installare, semplice da usare e accessibile a più dipendenti. I dati devono essere archiviati in un database ben organizzato e le operazioni manuali devono essere ridotte al minimo. Il sistema deve poter essere utilizzato sia in postazioni fisse che mobili e deve sfruttare l “infrastruttura esistente. Modifiche costose e lunghe alla rete sono fuori discussione. Deve essere possibile presentare una documentazione conclusiva durante un audit e l” investimento finanziario deve rimanere entro i limiti.
Si trattava di una serie molto completa di prerequisiti logici. Praxas offriva una soluzione che soddisfaceva tutte queste condizioni.
Memorizzazione centralizzata dei dati sulla temperatura
Sulla base delle attuali carenze, dei requisiti e delle condizioni al contorno, sono stati proposti dei registratori di temperatura con un modulo wifi, un sensore e un buffer di glicole.
L’antenna wifi integrata può essere collegata molto facilmente a qualsiasi rete wifi esistente.
Il sensore esterno con buffer di glicole misura la temperatura interna del farmaco, riducendo il rischio di letture errate.
Per il trasporto, è stata consigliata la combinazione di una termobox con un registratore di temperatura.
Il termoregistratore comunica con una piattaforma online. I dati vengono archiviati centralmente nel cloud e non è necessaria alcuna registrazione manuale. Le temperature vengono visualizzate in modo chiaro, per ogni termoregistratore. Le persone autorizzate vengono avvisate tramite un “app o un” e-mail di qualsiasi superamento della temperatura. Possono aggiungere una nota sulla piattaforma in merito alla causa della segnalazione, ai passi compiuti per risolvere il problema e allo stato dei farmaci.
Poiché le temperature vengono registrate per ogni registratore di temperatura, è possibile confrontare luoghi diversi. Inoltre, è possibile vedere quali frigoriferi non funzionano bene e potrebbero aver bisogno di manutenzione o sostituzione.
Alla piattaforma online possono accedere più persone. È anche possibile invitare un revisore dei conti, in modo che abbia accesso diretto a tutti i dati e possa quindi effettuare un audit efficiente.
Il risultato
L “implementazione di questa soluzione ha aumentato in modo significativo l” efficienza della struttura sanitaria. Il numero di operazioni manuali svolte dai dipendenti è stato notevolmente ridotto. L “archiviazione centralizzata dei dati ha ridotto al minimo il rischio di errori. Il risultato è un registro definitivo e sempre aggiornato. Solo le persone autorizzate hanno accesso. I dipendenti passano molto meno tempo a monitorare e registrare i dati sulla temperatura. Di conseguenza, questo investimento si è tradotto in un risparmio. Inoltre, non abbiamo nemmeno tenuto conto dell” attenzione e delle cure extra che il paziente riceve di conseguenza.
Guarda anche il video qui:
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